فناوری اطلاعاتMRK - آداب ارسال ايميل

X

فناوری اطلاعاتMRK - آداب ارسال ايميل

فناوری اطلاعاتMRK

کامپیوتروIT -علوم قرآنی-اطلاعات عمومی

	آداب ارسال ايميل
عنوانی مناسب و مشخص انتخاب کنید هرگز هیچ ایمیلی را بدون عنوان ارسال نکنید. یک عنوان واضح و ماهرانه باعث میشود گیرنده به سرعت تشخیص دهد که ایمیل مربوطه با کار آنها در ارتباط است یا خیر. این مسئله به آنها کمک می کند تا بدون خواندن کل پیام موجود در ایمیل، از روی عنوان بتوانند برنامه ها و وظایف روزانه ی خود را اولویت بندی کنند از ارسال بی رویه ی ایمیل به افراد زیاد خودداری کنید برخی افراد دوست دارند تا از همه ی پیشرفت ها باخبر باشند. متاسفانه، این مسئله به آنها این بهانه را می دهد که هرچه را که به دست یا مغزشان می رسد به سایرین بفرستند. سعی کنید خود همه چیز را نخوانید و مسئولیت بررسی اطلاعات جدید را به سایرین واگذار کنید. در مواردی که ایمیلی که قصد دارید آن را به همه ارسال کنید، مربوط به کارتان باشد، در انتخاب عنوانی استاندارد و مناسب بسیار دقت کنید پیامها را به دسته های معین و متعارف تقسیم کنید بسیاری از ما ایمیل هایی مرتب و روتین دریافت می کنیم، که به کار ما و یا به علایق ما مربوط است، اما آنقدر مهم نیستند که فوراً به آنها رسیدگی کنیم. این ایمیل ها معمولاً حاوی اخبار یا اطلاعاتی است که دوست دارید از آنها باخبر باشیم اما نمیخواهیم درون صندوق پستي ( Inbox) را پر کند. آن افرادی که تعداد زیادی از این پیامها دریافت میکنند، می توانند فیلترهایی بسازند که این ایمیل را برحسب ویژگی هایشان به طور اتوماتیک دسته بندی کند. اکثر برنامه های ایمیل به کاربران این امکان را می دهد تا بتوانند از میان این دسته ها جستجو کنند و پیام مورد نظر خود را پیدا کنند. مرتباً ایمیل خود را چک کنید برخی افراد برای متمرکز شدن نیاز به زمان دارند یا اینکه در انجام کارهایشان کارآمد نخواهند بود. اگر هر 20 ثانیه یکبار بخواهید ایمیلتان را چک کنید، خواهید دید که همه روز خود را به این کار اختصاص داده اید و وقتتان به کلی هدر شده است. برای بررسی ایمیل خود و چک کردن پیغام های جدید، باید فواصل مشخص تنظیم کنید. وقتی برای چک کردن آنها وقت می گذارید، سعی کنید تا آنجا که می توانید همان موقع به آنها پاسخ دهید. برای پیامهای رسمی از بولِت (Bullet) استفاده کنید برای نوشتن پیام به همکاران اداری خود، بهتر است تا مطالب را به صورت نکات مجزا درآورده و آنها را به صورت نکات بولِت دار بنویسید. با اینکار خواننده سریعتر می تواند ایمیل را خوانده و پی به مطالب آن ببرد. اگر ایمیل بین همکاران داخلی نوشته میشود که به خوبی یکدیگر را می شناسند، نیازی به نوشتن ایمیل ها به این حالت رسمی خارجی نیست از همه ی نشانه ها و ابزارهای لازم در نوشتن ایمیل استفاده کنید وقتی ایمیلی می نویسید که نیاز به توجه فوری دارد، می توانید از نشانه هایی استفاده کنید که این پیام را به گیرنده برساند، این نشانه ها فقط به همین جهت طراحی شده اند. با استفاده از این نشانه ها و علائم قادر خواهید بود که توجه گیرنده را به خوبی جلب کنید و به هدف خود برسید. همچنین می توانید این موضوع را به صورت کوتاه در عنوان ایمیل ذکر کنید، تا باز توانسته باشید توجه گیرنده را به طریقی به پیام خود جلب کنید. الصاقات (Attachments) حجیم را از هم جدا کنید آیا تا به حال به فایلی برخورد داشته اید که الصاق کردن آن به ایمیل دشوار بوده باشد؟ برای سهولت کار می توانید این فایل ها را کم حجم تر کنید تا بارکردن آن در ایمیل وقت کمتری ببرد. حتماً در متن پیام درمورد این الصاقات برای گیرنده توضیح دهید. با ارائه ی اطلاعات کافی درمورد آنها به گیرنده این امکان را می دهید تا تشخیص دهد فایل مورد نظر ارزش باز کردن را دارد یا خیر. همچنین برای پایین آوردن سایز فایل های حجیم، می توانید آنها را zip یا فشرده کنید تا برای بارکردن آنها وقتتان هدر نرود. اما به گیرنده یادآور شوید تا آنها را unzip کند ایمیل هایی کارآمد و موثر این روزها ایمیل زدن یکی از پرطرفدارترین و رایج ترین ابزار برقراری ارتباط گردیده است. اگر به درستی انجام شود، می تواند هم در وقت و هم در پول شما صرفه جویی کند. اما اگر نادرست استفاده شود، بر هزینه های شما اضافه هم می کند
+ نوشته شده در ساعت توسط MRK \|